Kogo i od kiedy będzie dotyczył KSeF

Wielkimi krokami zbliża się początek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez wielu lekarzy i lekarzy dentystów prowadzących działalności gospodarcze.

Kto i od kiedy?

Z punktu widzenia przedsiębiorców ważne są dwie daty: 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. Pierwsza z nich będzie istotna dla lekarzy i lekarzy dentystów rozliczających się przy użyciu skali podatkowej lub podatku liniowego. Tacy przedsiębiorcy odliczają bowiem od uzyskiwanych z działalności gospodarczej przychodów, koszty jej prowadzenia. Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy będą musieli pobierać z KSeF wystawione za pośrednictwem tego systemu faktury kosztowe (np. faktury za raty leasingowe, paliwo, usługi telekomunikacyjne i informatyczne itp.). Faktury podatkowe wystawiane przez największych podatników będą bowiem znajdować się wyłącznie w KSeF już od tej daty. Nie będą Państwo w takiej sytuacji otrzymywali faktur kosztowych w formie papierowej lub mailowej. Będzie można je pobierać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowi wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF podlegać będą wszyscy podatnicy będący przedsiębiorcami, w tym również zwolnieni z podatku VAT z uwagi na skalę obrotu, zwolnieni z podatku VAT z uwagi na rodzaj wykonywanej działalności (co najczęściej ma miejsce w wypadku lekarzy i lekarzy dentystów udzielających jedynie świadczeń zdrowotnych) oraz podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Od tego dnia każda Państwa sprzedaż na rzecz innego przedsiębiorcy, SPZOZ-u, NFZ lub organu publicznego musi zostać zafakturowana z użyciem KSeF. Co do zasady przez KSeF nie będzie natomiast przechodziła sprzedaż usług bezpośrednio na rzecz pacjentów, czyli wtedy gdy wystawiają Państwo paragon fiskalny. Pacjent może co prawda - zgodnie z obowiązującymi przepisami – zgłosić żądanie wystawienia faktury, dla której został już wystawiony paragon w ciągu 3 miesięcy, ale Ministerstwo Finansów wskazało, że taka faktura może, ale nie musi być wystawiona z użyciem KSeF. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do Państwa jako sprzedawcy usługi.

Zwolnienie z KSeF

Czasowo, do 31 grudnia 2026 r., z obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF zwolnieni zostali:

podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana fakturami w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł,

podatnicy w zakresie wystawianych przez nich faktur przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragonów fiskalnych z NIP nabywcy do 450 zł uznanych za faktury.

Zwolnienie kwotowe nie będzie miało zastosowania od pierwszej faktury, która przekroczy limit. Taka faktura oraz wszystkie następne muszą być już wystawione poprzez KSeF, bez względu na przyszłe obroty podatnika.

Jak wystawiać?

Faktury sprzedaży można wystawiać bezpośrednio w KSeF albo połączyć system z programem fakturowym (poprzez wgranie wygenerowanego przez siebie tokena do oprogramowania do fakturowania). Proszę pamiętać, że obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF spoczywa na przedsiębiorcy, a nie biurze rachunkowym. Jeżeli chcą Państwo, aby biuro świadczyło usługi z tym związane, konieczne będzie ustalenie wzajemnych zasad współpracy oraz zawarcie ewentualnego aneksu do umowy na usługi księgowe.

Faktury KSeF

Datą otrzymania faktury zakupowej będzie data nadania przez system numeru KSEF. Na przelewach trzeba będzie wpisywać numer KSEF faktury, którą Państwo opłacają.

W wypadku wystawianych przez Państwa faktur należy pamiętać, że faktura zatwierdzona w KSeF nie może już być usunięta ani poprawiona. Wszelkie błędy będą poprawiane poprzez faktury korygujące.

Bliższe Informacje dotyczące systemu KSeF znajdują Państwo na oficjalnej stronie https://ksef.podatki.gov.pl/.

W przestrzeni medialnej pojawiają się w ostatnim czasie informacje o możliwości przesunięcia wejścia w życie KSeF, ale na obecnym etapie nie znajdują żadnego potwierdzenia i obowiązki związane z KSeF najpewniej wejdą w życie w zakładanym terminie.

adw. Damian Konieczny

Kogo i od kiedy będzie dotyczył KSeF?